Pada dasarnya setiap
kegiatan apapun jenisnya dan pada organisasi apapun, apalagi bagi organisasi
pendidikan seperti institusi sekolah, maka perencanaan program kegiatan
merupakan suatu keharusan yang tidak dapat dihindari.
Perencanaan program pada
dasarnya adalah proses penetapan kegiatan di masa akan datang, dengan mengatur
berbagai sumber daya secara efektif dan efesien untuk mencapai hasil yang
seoptimal mungkin sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Rogers, A.
Kauffman seperti dikutif Fattah (1996) menyatakan bahwa perencanaan adalah
proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan
dan sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan sefektif dan seefesien
mungkin.
Dari beberapa pengertian
di atas nampak bahwa perencanaan program itu adalah merancang kegiatan yang
akan dilaksanakan, bagaimana melaksanakan, apa dan siapa yang harus
melaksanakan, kapan, dimana dan apa yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
tersebut. Dari definisi perencanaan program tersebut maka program adalah
kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi/lembaga dengan
mempertimbangkan berbagai aspek.
Program pada dasarnya
adalah rencana berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan dimasa yang akan
datang. Rumusan rencana program yang matang akan menghasilkan suatu program
kerja yang efektif. Rumusan program yang matang ini sebaiknya didasarkan pada
landasan fakta/data, landasan berpikir yang sehat dan cerdas, jelas arah dan
tujuannya sesuai dengan visi dan misi yang akan dicapai oleh lembaga yang
bersangkutan.
Aspek Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan
Program
Koontz seperti dikutif
Fattah (1996) menyatakan bahwa penyusunan program merupakan proses intelektual
dalam menentukan secara sadar tindakan apa yang akan ditempuh dan mendasarkan
keputusan-keputusan pada tujuan yang akan dicapai, informasi yang tepat waktu
dan dapat dipercaya serta memperhatikan perkiraan keadaan masa akan datang. Ini
berarti kegiatan perencanaan program harus membutuhkan pendekatan rasional
ilmiah. Di samping itu perencanaan perlu memperhatikan sifat, kondisi dan kecenderungan
masa akan datang (pendekatan futuralistik).
Ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam membuat perencanaan program, agar program tersebut
benar-benar terarah kepada apa yang ingin dicapai. Beberapa hal pokok tersebut
adalah sebagai berikut:
a. Kegaiatan yang akan diprogramkan hendaknya
didasarkan pada hasil analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan
(SWOT) serta data-data pendukung lainnya yang akurat dan up to date. Dengan
demikian maka program yang akan dilaksanakan sudah mengantisipasi berbagai hal
baik yang menyangkut hambatan maupun dukungan. Apabila hal ini dapat dilakukan
maka, kemungkinan kegagalan dalam melaksanakan program yang direncanakan akan
dapat diminimalkan sekecil mungkin dan peluang keberhasilan akan semakin luas.
b. Kegiatan yang diprogramkan atau direncanakan
harus benar-benar kegiatan yang sangat urgen dalam mendukung upaya pencapaian
tujuan lembaga pendidikan yang bersangkutan.
Oleh sebab itu pemahaman yang mendalam tentang visi, misi, tujuan dan
strategi sekolah harus benar-benar mantap. Dalam istilah lain disebut bahwa
program yang direncanakan harus termasuk special events (event penting
yang mampu mempercepat pencapaian tujuan). Misalnya diprogramkan kegiatan
pameran, pertemuan dan sebagainya, perlu dipertanyakan apakah kegiatan itu
memang benar-benar dapat mempercepat pencapaian tujuan dan mendapat perhatian
dari khalayak sasaran. Apabila jawabannya meragukan, perlu dikaji lagi lebih
mendalam apakah kegiatan tersebut layak untuk diprogramkan atau tidak.
Diskusikan.
Coba anda kaji bersama
kelompok anda apa yang menjadi special events pada saat ini untuk dapat dijadikan dasar
penyusunan program di sekolah dalam meningkatkan peran serta masyarakat
terhadap pendidikan.
c. Rencana program yang akan dilaksanakan harus
mempunyai tujuan yang jelas dan mendukung pencapaian tujuan lainnya. Artinya
tujuan kegiatan tersebut merupakan rangkaian dan memiliki keterkaitan dengan
tujuan yang lain, sehingga saling mendukung dalam mencapai tujuan yang lebih
tinggi atau tujuan sekolah secara keseluruhan.
d. Rencana kegiatan harus memiliki nilai ganda
dan multy player effect. Artinya kegiatan yang akan diprogramkan harus
memberikan nilai tambah baik untuk sekolah maupun nilai tambah bagi masyarakat,
orang tua murid atau stakeholders. Dengan demikian akan mendorong keterlibatan
semua komponen dan warga sekolah lainnya untuk ikut aktif dalam semua kegiatan
yang akan dilaksanakan di kemudian hari.
e. Rencana kegiatan harus mampu membangun citra
positif bagi lembaga dan bagi masyarakat sekolah. Citra positif dapat
diindikasikan dari dampak program dalam bentuk prestasi sekolah, prestasi siswa
secara individual yang pada gilirannya akan menumbuhkan rasa bangga para orang
tua murid terhadap anaknya dan sekolah dimana anaknya sedang belajar. Prestasi
ini tidak hanya menyangkut aspek akademik atau penguasaan pengetahuan saja,
tetapi juga aspek non akademik seperti olah raga, seni, ketrampilan lebih-lebih
lagi prestasi dalam bidang keagamaan yang menjadi pusat perhatian masyarakat
sekarang ditengah-tengah kegelisahan mereka akan kenakalan remaja.
f. Program yang disusun, hendaknya beroirentasi
pada produk yang akan dihasilkan. Jadi perlu diperhatikan terlebih dahulu
produk apa yang diinginkan melalui program yang sedang direncanakan. Apabila
kita telah memiliki gambaran tentang produk secara jelas, akan memudahkan
perencana program dalam menetapkan kegiatan yang akan dilaksanakan. Produk
dalam kegiatan pendidikan, khsusunya peningkatan partisipasi masyarakat
terhadap pendidikan harus dirumuskan secara jelas, apakah partisipasi dalam
membantu pengembangan sarana, pengembangan sumber daya (termasuk SDM) atau
partisipasi dalam aspek lain. Sekedar mengingat kembali kita dapat melihat dari
peran dan fungsi Dewan Pendidikan dan Komite Sekolah yaitu: advisor, support,
mediator dan control. Apakah produk yang kita inginkan pada empat aspek
tersebut atau salah satu aspek saja. Oleh sebab itu rumuskan secara rinci
tentang produk yang diinginkan oleh sekolah.
g. Sumber daya yang tersedia di dalam sekolah.
Sejauhmana sumber daya yang tersedia baik dilihat dari kuantitas maupun
kualitas yang akan mendukung implementasi kegiatan di masa depan. Ketersediaan
jumlah dan kualitas sumber daya merupakan factor penentu keberhasilan dalam
melaksanakan berbagai kegiatan yang telah diprogramkan. Program akan menjadi
sis-sia dan hanya baik diatas kertas saja, apabila tidak tditunjang oleh adanya
sumberdaya yang memadai dilihat dari kuantitas dan kualitas. Bahkan sumber daya
yang berkualitas menjadi lebih besar pengaruhnya terhadap efektivitas
pelaksanaan program. Oleh sebab itu program yang baik tidak harus selalu
merencanakan kegiatan yang sangat edial, apabila lembaga tidak memiliki sumber
daya yang memadai.
h. Membuat Program Hubungan Lembaga Pendidikan
(sekolah) dengan Orang Tua Murid/Masyarakat.
i. Perencanaan program yang efektif dan efesien
menjadi pusat perhatian bagi semua orang yang merasa bertanggung jawab terhadap
keberhasilan lembaga yang dipimpinnya atau anggota organisasi yang merasa
memilki organisasinya.
Agar perencanaan program
memberikan hasil yang sesuai dengan apa yang menjadi tujuan organisasi, Ruslan
(2002) menyatakan bahwa perencanaan
program harus didasarkan pada analisis tentang hal-hal sebagai berikut:
a. A searching look backward, yaitu penelusuran masa
lampau, pengalaman organisasi untuk mengetahui faktor penentu yang memegang
peranan penting dalam setiap program. Dalam hal ini sekolah perlu mengkaji
pengalaman masa lampau tentang keberhasilan dan kegagalan dalam menjalankan
kegiatan atau program, factor apa yang biasanya menjadi pendukung dan factor
apa yang menjadi penghambat. Pengalaman masa lampau ini akan memberikan
pelajaran yang bermakna dalam melaksanakan program-program di masa akan datang.
Banyak kegagalan dalam pelaksanaan program akibat ketidak mampuan pelaksana
belajar dari pengalaman masa lampau, dan ada kecenderungan melupakan masa
lampau, padahal pengalaman adalah guru yang paling berharga dalam pembelajaran
masa depan.
b. A deep look inside, penelaahan mendalam
tentang fakta dan pendapat di lingkungan internal organisasi. Pemahaman yang
mendalam tentang berbagai hal yang berkaitan dengan fakta dan informasi dari
dalam maupun luar oragnisasi sekolah memberikan pemahaman tentang kebutuhan
mendasar yang harusnya menjadi perhatian dalam merumuskan program institusi.
Kebanyakan program gagal mencapai sasaran atau tujuan yang diingikan antara
lain disebabkan apa yang diprogramkan bukan kebutuhan mendasar warga/anggota
institusi tersebut. Mengapa hal ini terjadi, semua akibat pengambil kebijakan
tidak mendasarkan pada pemahaman yang dalam tentang lingkungannya. Pengambil
kebijakan cenderung mempelajari tentang masyarakat lingkungannya menurut
persepsinya, tanpa mau belajar dari masyarakat lingkungannya dari persepsi
masyarakat itu sendiri. Akibatnya perspesi pengambil kebijakan tidak sesuai
dengan apa sebenarnya yang dipersepsi oleh masyarakat/ lingkungan institusi
itu.
c. A wide look around, yaitu melihar
kecenderungan-kecenderungan yang ada di sekitar kita, serta situasi dan kondisi
saat ini untuk merancang rencana mendatang. Kesecendrung yang ada di sekitar
memberikan indikasi tentang apa dan bagaimana keinginan sekitar tentang
perubahan di masa mendatang. Karena itu kepekaan sekolah tentang kecenderungan
tersebut sangat diperlukan.
d. A long, long ahead, yaitu melihat pada apa
yang menjadi misi dan visi utama organisasi. Semua program pada bidang apapun
di sekolah harus disusun untuk mencapai visi dan misi serta tujuan yang telah
dirumuskan. Program yang dirumuskan tanpa memperhatikan visi dan misi, berarti
program tersebut tidak memiliki arah. Karena itu arah tersebut harus menjadi
pertimbangan utama dalam merumuskan kegiatan yang akan direncanakan.
Pada
saat ini telah banyak dikembangakan model perencanan program yang efektif.
Model yang sangat banyak dipakai dan dimasyarakatkan di berbagai lembaga dunia
usaha, bahkan saat ini sudah merambah ke dalam dunia pendidikan adalah
perencanaan program strategik. Dalam bidang pendidikan apabila menggunakan
perencanaan strategik ternyata akan memberikan kecenderungan pada hasilnya
yaitu program yang lebih operasional, sehingga peluang akan keberhasilan
program menjadi lebih tinggi. Hal ini disebabkan dengan pendekatan ini semua
peluang faktor eksternal dan internal telah diperhitungkan secara matang. Perencanaan
strategik ternyata telah dibuktikan berhasil membawa organisasi mencapai tujuan
yang diinginkan secara optimal. Sehubungan dengan hal ini R.G. Murdick (1983)
menyebutkan beberapa langkah yang harus ditempuh dalam melakukan perencanaan
strategik bagi suatu lembaga yaitu:
a. Analisis keadaan sekarang dan akan datang
b. Identifikasi kekuatan dan kelemahan lembaga
c. Mempertimbangkan norma-norma
d. Identifikasi kemungkinan dan resiko
e. Menentukan ruang lingkup hasil dan kebutuhan
masyarakat
f. Menilai faktor-faktor penunjang
g. Merumuskan tujuan dan kriteria keberhasilan
h. Menetapkan penataan distribusi sumber-sumber
Secara sederhana
aspek-aspek yang mutlak ada dalam perencanaan program kegiatan berisikan
aspek-aspek sebagai berikut:
a. Masalah yang dihadapi. Rumuskan masalah apa
yang sedang dihadapi dalam rangka pemberdayaan dan peningkatan peran serta
masyarakat terhadap pendidikan/sekolah. Misalnya rendahnya keterlibatan orang
tua siswa dalam pengawasan putra-putrinya, sehingga sering terjadi kenakalan
anak seperti membolos, tidak disiplin dan sebagainya. Masalah yang dirumuskan
harus dilihat dari akar masalahnya, sehingga pemecahan masalah menjadi
terfokus. Artinya jangan dampak dari masalah yang dirumuskan sebagai masalah,
apabila ini terjadi maka yang diselesaikan hanya dampaknya dan dapat bersifat
sementara, dan pada beberapa waktu berikutnya akan muncul masalah baru.
Coba anda buat analisis
sebagai berikut:
1. Rumuskan gejala-gejala yang nampak sebagai
masalah di sekolah saudara masing-masing dan ada hubungannya dengan peran serta
masyarakat/orang tua murid terhadap pendidikan anak-anaknya di sekolah.
2. Rumuskan akar masalah berdasarkan
gejala-gejala yang Nampak tersebut.
b. Kegiatan yang akan dilakukan. Uraikan secara
rinci kegiatan apa yang akan dilakukan atau direncanakan untuk mengatasi
masalah tersebut. Ingat kembali bahwa kegiatan yang direncanakan harus
ditujukan pada upaya mengatasi akar permasalahan yang terjadi disekolah.
Misalnya saja rendahnya nilai ujian akhir nasional mata pelajaran bahasa
Inggris, apakah bersumber dari guru, siswa atau sarana penunjang pembelajaran.
Hal ini dapat dianalisis secara mendalam untuk menentukan akar masalah. Untuk
itu perlu diidentifikasi barbagai fakta yang terkait dalam aspek sarana
penunjang pembelajaran (jumlah dan kualitasnya), factor guru (jumlah,
kompetensi dan kualifikasi), factor siswa (motivasi, kemampuan intelektuan,
kedisiplinan, partisipasi orang tua dll) dan factor proses pembelajaran.
c. Tujuan kegiatan. Tujuan apa yang ingin
dicapai untuk satu kegiatan yang dierencanakan. Misalnya kegiatan pertemuan
orang tua murid dengan guru dan pihak sekolah, tentukan tujuannya: meningkatkan
kesadaran orang tua akan pentingnya pengawasan mereka terhadap anak dan
bagaimana mengawasi anak-anak di luar rumah dan sekolah. Tujuan semestinya
dirumuskan secara rinci dan terukur, sehingga dapat diketahui seberapa besar
tujuan dapat dicapai setelah kegiatan dilaksanakan. Ada yang merumuskan tujuan
harus memenuhi criteria specific, measurable (terukur), dan ada batas waktu
pencapaian.
d. Target/Sasaran Kegiatan. Tentukan siapa
sasaran kegiatan yang akan menjadi subjek dan objek kegiatan, serta berapa
target yang ingin dicapai.
e. Indikator keberhasilan. Tentukan indikator
apa yang dapat menunjukkan bahwa suatu kegiatan yang dilaksanakan dapat
dikatakan berhasil atau gagal. Misalnya kegiatan pertemuan antara orang tua
murid dengan pihak sekolah dikatakan berhasil apabila: siswa yang terlambat
semakin sedikit (tentukan berapa orang atau prosentasi yang diinginkan), siswa
disiplin, tidak ada siswa yang membolos, kehadiran orang tua murid pada saat
pertemuan minimal 80%, dan seterusnya. Perumusan indikator ini sangat penting
untuk mengetahui apakah kegiatan yang kita lakukan dapat tercapai tujuannya
atau tidak, sehingga dapat dijadikan feed back untuk perbaikan pelaksanaan
kegiatan di masa yang akan datang. Hasil evaluasi dan analisis dari pencapaian
indikator keberhasilan ini sangat penting dilakukan untuk menjadi dasar bagi
kegiatan berikutnya.
f. Strategi/teknik pelaksanaan kegiatan.
Tentukan strategi apa yang akan digunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut
di atas, misalnya melalui panel diskusi, dialog dan sebagainya. Sesuaikan
strategi yang digunakan dengan audience yang akan mengikuti kegiatan. Yang
perlu kita ingat bahwa orang tua murid/masyarakat yang menjadi sasaran kegiatan
sekolah terdiri dari berbagai strata/jenjang, baik dilihat dari tingkat
pendidikan, status social ekonomi, kepedulian terthadap pendidikan maupun
status pekerjaan yang sedang mereka geluti. Hal ini menuntut strategi yang
variatif agar semua jenjang dan strata masyarakat dapat terakomodasi. Sebab hal
utama yang ingin kita capai dalam kegiatan ini adalah terjadinya perubahan
pemahaman, sikap dan tindakan meraka untuk menyesuaikan dengan apa dan
bagaimana harapan kita.
a. Waktu dan tempat Pelaksanaan kegiatan.
Tentukan kapan kegiatan akan dilaksanakan dan dimana kegiatan tersebut akan
dilakukan. Pemilihan tempat harus benar-benar dipertimbangkan dari berbagai
aspek, mulai dari kelayakan tempat, kenyamanan dan keamanannya, sebab tempat
yang kurang tepat dapat mengakibatkan ketidak hadiran orang yang diundang atau
mengganggu kegiatan yang sedang berjalan. Demikian pula halnya dengan pemilihan
waktu, harus benar-benar mempertimbangkan sasaran audience yang diundang, yang
memiliki karakteristik sendiri.
b. Penanggung jawan dan pelaksana kegiatan.
Tentukan siapa yang menjadi penanggung jawab kegiatan dan siapa yang menjadi
pelaksana kegiatan. Pemilihan orang yang akan dilibatkan hendaknya
memperhatikan prinsip berdasarkan kemampuan dan kemauan orang yang akan diberi
kepercayaan. Kemampuan saja tidak cukup untuk menunjuk pelaksana tanpa diiringi
oleh kemauan dari yang bersangkuatan, atau dengan kata lain pilih mereka yang
komitmen tinggi dan kompetensi tinggi.
c. Pembiayaan. Rumuskan berapa biaya yang
diperlukan dan dari mana sumber biaya tersebut. Dalam penentuan besaran biaya
prinsip efesiensi hendaknya menjadi pertimbangan utama.
Jakarta Time
0 komentar:
Posting Komentar